Поступление наличных в кассу организации

Разные виды поступления наличных требуют разного оформления.Наличные деньги поступают в кассу как членские взносы, доходы от предпринимательской деятельности или с расчетного счета. На все эти операции нужны документы. Документы - разные, в зависимости от того, почему эти деньги поступили в кассу.

Поступление наличных с расчетного счета оформляется приходным кассовым ордером. Это - самый простой случай.

Получение членских взносов не является выручкой от реализации, поэтому, по Закону о применении контрольно-кассовой техники (Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт"), при их поступлении в кассу не требуется применять контрольно-кассовую машину (ККМ) или выдавать бланки строгой отчетности (БСО). В этом случае необходимо выписывать приходный кассовый ордер. С этим согласны МинФин РФ и налоговые органы (см., например, письмо Управления министерства по налогам и сборам по г.Москве от 22 июля 2003 г. N 29-12/40633).

При получении денег, не относящихся к членским взносам, ситуация иная. В частности, плата от не являющихся членами кооператива или ТСЖ владельцев гаражей, квартир, садовых участков, не является членскими взносами. Несомненно, не является членским взносом и арендная плата от арендаторов. Все эти поступления – выручка от предпринимательской деятельности. При получении выручки от предпринимательской деятельности Закон требует применять ККМ. В некоторых случаях (см. ниже) Закон разрешает вместо чека ККМ выдавать БСО. Прием выручки без чека ККМ и без БСО наказывается административным штрафом (см., например, то же письмо).

Если мы получаем наличные от юридического лица (сдаем помещение в аренду юридическому лицу, оказываем юридическому лицу рекламные услуги и т.д.), то обязаны выдавать чек ККМ и одновременно квитанцию к приходному кассовому ордеру. Не хотим применять для этого ККМ – принимаем такую оплату только на расчетный счет.

При продаже товаров за наличные также требуется применять ККМ.

Но, если мы получаем наличные в оплату услуг населению, то вместо чека ККМ можем выдать БСО. К населению в этом смысле относятся и индивидуальные предприниматели (п. 4 Постановления Пленума Высшего Арбитражного суда РФ от 31.07.2003 N 16, Постановление ФАС ЗСО от 23.12.2008 N Ф04-7997/2008(18316-А03-3)).

Доказательством того, что данный вид деятельности относится к услугам населению, является то, что он включен в Общероссийский классификатор услуг населению ОК 002-93, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 28.06.93 N 163 (ОКУН). Если же вид деятельности в ОКУН отсутствует, то невыдача чека незаконна и штрафуется за неприменение ККМ. Проверяем: например, сдача в аренду нежилого фонда имеет код 8031020, жилого фонда – 8031015, рекламные услуги – 8060004. Защититесь от претензий налоговиков: внесите соответствующий код в единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ), это не сложно.

Важный вопрос – какую форму должен иметь БСО. Порядок работы с БСО (их утверждения, хранения, уничтожения) установлен Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 06.05.2008 N 359. В частности, п.3 Положения устанавливает обязательные реквизиты БСО:

• наименование документа, шестизначный номер и серия;
• наименование и организационно-правовая форма организации;
• место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), присвоенный организации, выдавшей документ;
• вид услуги;
• стоимость услуги в денежном выражении;
• размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
• дата осуществления расчета и составления документа;
• должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации.

Организация вправе без согласования с государственными органами самостоятельно разработать БСО, включив в него эти реквизиты (см, например, письма МинФин РФ № 03-01-15/8-250 от 25.11.10, 03-11-09/377 от 19.11.2009, № 03-01-15/1-18 от 21.01.2009, № 03-01-15/12-384 от 12.12.2008, № 03-01-15/12-376 от 15.12.2008). Некоторые налоговые инспекции, в нарушение этого порядка, требуют регистрировать у них все БСО. Удовлетворите это их требование, этим вы снизите риск получения претензий, если к вам придут с проверкой. Согласитесь написать в 2 экземплярах заявление (1 экз. с отметкой налоговиков оставляем себе) и приложите к нему копии запрашиваемых документов (накладной от типографии).

В п.4 Положения указано, что изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж).

На каждом бланке должны присутствовать серия и номер. Если бланк изготовлен типографским способом, то там они и должны быть напечатаны на бланке (п.9. Положения). Конечно, повторение тех же серии и номера на другом бланке не допускается, за исключением копии (отрывной части) бланка.

Бланк документа может изготавливаться не только типографским способом, но и формироваться с использованием автоматизированных систем, но наши компьютер и текстовый редактор - не та автоматизированная система.

Учет бланков документов, изготовленных типографским способом, по их наименованиям, сериям и номерам ведется в книге учета бланков документов. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации, а также скреплены печатью (штампом).

Руководитель организации заключает с кассиром, которому поручаются получение, хранение, учет и выдача бланков документов, а также прием от населения наличных денежных средств, договор о материальной ответственности.

Руководитель организации создает условия, обеспечивающие сохранность бланков документов.

Поступившие БСО принимаются кассиром в присутствии комиссии в день поступления бланков документов. При приемке проверяется соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составляется акт приемки бланков документов. Акт, утвержденный руководителем организации, является основанием для принятия бланков документов на учет указанным работником.

Бланки документов хранятся в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня место хранения бланков документов опечатывается или опломбировывается.

Инвентаризация БСО осуществляется в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств.

При осуществлении контроля за надлежащим использованием БСО проверяется наличие печати организации и подписи главного бухгалтера (бухгалтера) на обложках (наклеенных на книжках листах) использованных книжек с квитанциями (сброшюрованных бланков), а также наличие копий документов (корешков документов), отсутствие в них исправлений, соответствие сумм, указанных в копиях (корешках документов), суммам, отраженным в кассовой книге.

Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств (в том числе с использованием платежных карт), хранятся в систематизированном виде не менее 5 лет. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии документов (корешки) уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем организации. В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки документов.